KI-Assistenten für wiederkehrende Büroarbeit
Anfragen beantworten, Daten erfassen, Termine koordinieren — automatisiert, mit klarer Übergabe an Ihre Mitarbeiter, wenn es darauf ankommt.
Situation schildern →Das Problem
In vielen Betrieben geht ein grosser Teil der Arbeitszeit für immer dieselben Abläufe drauf. Anfragen aus dem Postfach abtippen, Angaben in mehrere Systeme übertragen, Termine hin- und herschieben, Standardauskünfte geben. Diese Arbeit muss gemacht werden, bringt aber keinen Umsatz. Sie wächst mit dem Betrieb mit — und irgendwann stellt man jemanden ein, nur um sie zu bewältigen.
Was ein KI-Assistent übernehmen kann
1. E-Mail-Anfragen
Eingehende Anfragen werden gelesen, eingeordnet und mit den nötigen Angaben erfasst. Unklare Fälle gehen mit Notiz an einen Mitarbeiter.
2. Datenerfassung
Angaben aus Mails, Formularen und Dokumenten werden übernommen und in Ihre Systeme eingetragen — ohne Abtippen.
3. Terminkoordination
Anfragen werden mit dem Kalender abgeglichen, Vorschläge gemacht, Bestätigungen verschickt.
4. Standardauskünfte
Wiederkehrende Fragen von Kunden werden beantwortet, mit Ihren Formulierungen und Ihren Angaben.
5. Dokumente vorbereiten
Offerten, Bestätigungen und Listen werden vorbereitet und zur Freigabe vorgelegt.
6. Übergabe an den Menschen
Jeder Fall, der nicht eindeutig ist, landet bei einem Mitarbeiter — mit allem, was der Assistent schon gesammelt hat.
Wie wir vorgehen
Analyse
Wir schauen uns gemeinsam an, welche Abläufe wie viel Zeit kosten, und rechnen aus, was sich lohnt.
Ein Prozess zuerst
Wir beginnen mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf. So sehen Sie nach kurzer Zeit ein Ergebnis, ohne dass etwas im Betrieb umgestellt wird.
Messen
Wir halten fest, wie viele Fälle der Assistent selbst erledigt und wie viele an Ihre Mitarbeiter gehen. Erst wenn die Zahlen stimmen, wird ausgebaut.
Ausbauen
Weitere Abläufe kommen dazu, in Ihrem Tempo.
Ehrliche Einordnung
Ein KI-Assistent ersetzt keine Mitarbeiter. Er übernimmt die Routinefälle, damit Ihre Leute Zeit für das haben, was Beurteilung braucht. Wir versprechen keine Fehlerfreiheit — wir bauen so, dass unklare Fälle immer bei einem Menschen landen und nachvollziehbar bleibt, was der Assistent gemacht hat.
Datenschutz
Wir klären vor dem Start, welche Daten verarbeitet werden und wo. Auf Wunsch werden Daten ausschliesslich in der Schweiz oder in der EU verarbeitet. Sie erhalten eine schriftliche Übersicht über Datenflüsse und Verarbeiter, passend zum revidierten Schweizer Datenschutzgesetz.
Was kostet das?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Anzahl der Abläufe. Nach einem ersten Gespräch erhalten Sie eine schriftliche Offerte mit Festpreis für die Einrichtung und einer monatlichen Pauschale für Betrieb und Betreuung.
Preis auf Anfrage
Unverbindlich anfragen →Anfrage senden
Schildern Sie Ihre Situation. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und schätzen ein, ob sich ein KI-Assistent für Ihren Ablauf lohnt.